Quesito conservazione documenti informatici a fini tributari – Agenzia delle entrate risponde
L’Agenzia delle entrate con la risoluzione n. 46/E risponde ad un quesito su produzione e conservazione elettronica dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari.
In particolare l’istante intende iniziare ad effettuare la conservazione sostitutiva dei documenti analogici (D.M. 17 giugno 2014).
Al riguardo chiede se sia conforme alle disposizioni contenute negli articoli 25 , 17, 74 e 39 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 e nell’articolo 46 del D.L. 30 agosto 1993, n. 331 la procedura volta ad evitare la stampa dei documenti (fatture e bolle doganali) ricevuti in formato digitale (esempio Pdf), con particolare riferimento a quei documenti per i quali la normativa vigente prevede a carico del cessionario/committente specifici obblighi ai fini dell’assolvimento dell’imposta sul valore aggiunto mediante integrazione del documento.
L’istante al momento della ricezione delle fatture e degli altri documenti provvederà a:
1. Numerare progressivamente i documenti in arrivo con un “protocollo di arrivo”. La protocollazione avverrà in maniera differente a seconda che il documento sia ricevuto in formato cartaceo o digitale (esempio Pdf).
2. Integrare i documenti ricevuti in formato Pdf, per i quali la normativa vigente in materia prevede l’assolvimento dell’IVA da parte del cessionario/committente (esempio fatture per acquisti intracomunitari e per altri acquisti in regime di “reverse charge”), mediante la predisposizione di un altro documento, che verrà allegato all’immagine della fattura in questione, contenente sia i dati necessari per l’integrazione sia gli estremi della stessa. Detto documento sarà predisposto da un apposito software, che provvederà alla sua conservazione sostitutiva unitamente alla fattura di riferimento, senza che entrambi vengano mai stampati in formato cartaceo.
3. Registrare le fatture di acquisto nel registro IVA mediante assegnazione di un numero progressivo.
4. Annotare nel registro IVA acquisti gli elementi previsti dall’articolo 25 del DPR n. 633 del 1972 ed il numero del “protocollo di arrivo”.
5. Completare la procedura di conservazione sostitutiva secondo quanto previsto dal D.M. 17 giugno 2014.
6. Cestinare i documenti in formato cartaceo una volta completata la procedura di conservazione sostitutiva.
LEGGI la SOLUZIONE INTERPRETATIVA dell’Agenzia delle entrate
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