Le puntate precedenti di questa rubrica hanno lavorato quasi sempre verso l’interno: formulare domande migliori, ottenere analisi critiche, iterare fino a un risultato operativo, costruire prompt strutturati. Tutto pensato per chi scrive e revisiona atti.
Questa puntata cambia prospettiva e guarda verso l’esterno: verso chi quei contenuti li riceve e deve capirli.
Una comunicazione di avvio del procedimento, un preavviso di rigetto, una nota informativa a un cittadino. Sono documenti che producono effetti concreti sulla vita delle persone e che, spesso, arrivano scritti in un linguaggio che solo un addetto ai lavori sa decifrare. Il destinatario non capisce, chiama l’ufficio, l’ufficio spiega a voce quello che l’atto avrebbe dovuto dire da solo.
Il dovere di chiarezza non è solo cortesia istituzionale. È un principio dell’azione amministrativa (buon andamento e trasparenza, art. 1 della legge n. 241/1990) e una direttiva sempre più esplicita nella normativa sulla semplificazione del linguaggio della PA. MIA può aiutare a tradurre un passaggio scritto in linguaggio tecnico-burocratico in una versione che il destinatario capisce al primo colpo, senza che l’atto perda precisione né validità giuridica. L’obiettivo non è semplificare il diritto, ma renderlo comprensibile.
Indice
Guida passo-passo
1) Isolare il passaggio da tradurre. Selezionare la frase o il paragrafo scritto in linguaggio tecnico e copiarlo. Non serve incollare l’intero atto: lavorare su una porzione circoscritta produce risultati più precisi. Indicare a MIA chi è il destinatario del testo: un cittadino, un’impresa, un altro Ente, perché il livello di semplificazione cambia a seconda dell’interlocutore.
2) Chiedere a MIA una versione comprensibile, con un vincolo preciso. Il vincolo è: non alterare il contenuto giuridico. Senza questa istruzione esplicita, MIA potrebbe semplificare troppo, eliminando una condizione, arrotondando un termine di scadenza, sostituendo un concetto giuridico con un’approssimazione. Il prompt deve dire con chiarezza cosa si può cambiare (la forma, la lunghezza dei periodi, il lessico) e cosa no (il significato, le scadenze, i riferimenti normativi, le condizioni).
3) Controllare che nulla si sia perso nella riscrittura. Questo è il passaggio più importante. Rileggere la versione di MIA accanto all’originale e verificare che termini, scadenze, condizioni e riferimenti normativi siano tutti ancora presenti. Se una parola tecnica è insostituibile perché ha un significato giuridico preciso: “silenzio-assenso”, “autotutela”, “controinteressato”, va mantenuta. In quel caso si può chiedere a MIA di affiancarle una breve spiegazione tra parentesi, anziché eliminarla.
Il confronto: prima e dopo
Per rendere visibile la differenza, prendiamo un passaggio tipico di una comunicazione di avvio del procedimento.
Versione originale (burocratese):
“Ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 7 della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni e integrazioni, si comunica l’avvio del procedimento amministrativo avente ad oggetto l’adozione del provvedimento di decadenza dall’autorizzazione all’esercizio dell’attività di commercio su area pubblica, rilasciata con determinazione dirigenziale n. [X] del [data], per mancato utilizzo del posteggio assegnato per un periodo superiore a quello stabilito dal vigente regolamento comunale per il commercio su aree pubbliche.”
Cosa non funziona per il destinatario: un unico periodo di sei righe, catena di rinvii normativi non spiegati, lessico giuridico che dà per scontata la conoscenza del procedimento.
Versione dopo la riscrittura con MIA:
Quello che MIA dovrebbe produrre, applicando il prompt indicato più avanti, è una versione che conserva tutti gli elementi giuridici: la norma, l’oggetto del procedimento, il riferimento all’autorizzazione originale, la causa della decadenza; ma li presenta in periodi più brevi, con un lessico accessibile e una struttura che permette al destinatario di capire tre cose: cosa sta succedendo, perché, e cosa può fare.
Il confronto tra le due versioni, lette una accanto all’altra, rende evidente il guadagno di leggibilità senza perdita di contenuto.
Prompt pronto all’uso
Copiare e incollare nella chat di MIA, sostituendo i segnaposto.
Ti incollo un passaggio di un atto amministrativo destinato a [INDICA IL DESTINATARIO: un cittadino / un’impresa / un altro ente]. Riscrivilo in un linguaggio chiaro e comprensibile per chi non è un esperto di diritto, rispettando queste condizioni: (1) non alterare il contenuto giuridico, le scadenze, le condizioni e i riferimenti normativi; (2) sciogli le sigle e gli acronimi la prima volta che compaiono; (3) sostituisci le perifrasi burocratiche con verbi diretti e spezza i periodi troppo lunghi; (4) se una parola tecnica è insostituibile perché ha un significato giuridico preciso, mantienila e aggiungi una breve spiegazione tra parentesi; (5) mantieni un tono formale ma cortese. Dopo la versione riscritta, segnalami i termini tecnici che hai mantenuto e spiega in una riga perché non potevano essere sostituiti. Ecco il passaggio: [INCOLLA QUI IL TESTO DA TRADURRE]
Variante avanzata: la versione doppia
Quando il passaggio è delicato: una motivazione di diniego, una contestazione, un’ingiunzione; conviene chiedere a MIA di presentare le due versioni affiancate:
“Mostrami due colonne: a sinistra il testo originale, a destra la versione riscritta. Evidenzia le differenze sostanziali.”
Vedere le due versioni una accanto all’altra rende immediato cogliere se qualcosa è cambiato nel merito e non solo nella forma. È lo stesso principio del confronto che si usa quando si revisiona un atto, applicato a un obiettivo diverso: non migliorare il testo per sé, ma renderlo comprensibile per chi lo riceve.
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